Digitalisering was voor corona al een HOT-TOPIC, nu dwingt Corona MKB’ers om dit proces te gaan versnellen! In de afgelopen weken zijn veel bedrijven overgestapt op tools die ze normaal bijna of helemaal nooit gebruikten. Corona zal de manier waarop we zaken doen geheel veranderen.

Na de Eerste Wereldoorlog veranderde de arbeidsmarkt ook geheel. Vrouwen werden ingezet het werk over te nemen van de mannen, omdat de meeste mannen oorlog aan het voeren waren. Vanaf dat moment was niets meer hetzelfde.

Naar mijn mening zal Corona dezelfde impact hebben op de manier waarop we zaken doen. Digitalisering zal versnellen.

“It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change.” – Charles Darwin

Eén op de drie (32 procent) Nederlandse bedrijven zegt de bedrijfsvoering in hoge mate of bijna volledig gedigitaliseerd te hebben. Daarentegen geeft 36 procent aan de bedrijfsvoering niet of nauwelijks te hebben gedigitaliseerd. Bron: CBS. Volgens Dutchitchannel.nl zullen in 2021, 73% van de bedrijfsprocessen gedigitaliseerd zijn.

Maar wat betekent het precies voor de MKB’ers, wanneer ze moeten gaan digitaliseren? Moet alles tegelijkertijd gedaan worden? Moeten we snelle beslissingen gaan maken? Moet er gedigitaliseerd worden vanwege Corona? Nee! We moeten pragmatisch blijven en het belang van digitalisatie voorop stellen. Het implementeren van IT-projecten kost namelijk veel tijd. Allereerst moeten tools op maat gemaakt worden. Ten tweede moeten werknemers getraind worden in het gebruik hiervan. Het ‘wennen’ aan een nieuwe tool kan tijd kosten.

Wat zijn mijn eerste stappen?

Check wat op dit moment het belangrijkste is voor jouw bedrijf en begin vanaf daar! De afgelopen maanden zijn veel ondernemers bijvoorbeeld verhuisd naar virtuele meeting omgevingen (denk aan Microsoft-teams, Skype of Zoom). Dit is de eerste stap naar digitalisatie.

Wanneer de communicatie helemaal soepel verloopt zouden wij willen voorstellen dat je eens kijkt naar hoe bestanden worden opgeslagen. Heeft iedereen hier toegang tot? Werken jullie in een veilige omgeving? Een aantal tools die je hiervoor kunt gebruiken zijn: One Drive, Google Docs, Basecamp en bijvoorbeeld Speakapp.

Dit zijn de eerste, maar tegelijkertijd, hele belangrijke stappen om het mogelijk te maken om überhaupt te werken in de tijden van Corona, maar de digitalisering van jouw bedrijf moet veel verder gaan dan dat!

Stap 1: Plan van aanpak

Een manier van aanpakken zou kunnen zijn om per afdeling te gaan kijken naar wat er gedigitaliseerd zou kunnen worden. Het doel is om slimmer te gaan werken, niet harder. Begin bij de afdelingen waarvan jij vindt dat ze het meest cruciaal zijn. Ga daar kijken naar wat er gedigitaliseerd zou kunnen worden.

Velen beginnen met de Sales-afdeling om meer controle te hebben over de leads en klanten. Sommige bedrijven beginnen met de Finance-afdeling om meer controle en transparantie te krijgen over hun financiële situatie. Waar je ook begint, het moet in lijn zijn met jouw bedrijfsstrategie en de meest dringende behoeftes!

Het is dus heel belangrijk om jouw bedrijfsstrategie en jouw belangrijkste behoeftes goed op een rijtje te hebben voordat je begint met het digitaliseren van jouw bedrijf.

Stap 2: TIME FOR CHANGE!

Maak een keuze voor een nieuwe tool die het beste past bij de behoeftes van het bedrijf, je kunt je hiervoor laten adviseren door iemand die hier meer verstand van heeft dan jij. Een tool kan voor bedrijf A geweldig werken, maar dit hoeft voor bedrijf B nog niet zo te zijn. Een partner op dit gebied kan ‘in-budget’ oplossingen geven die passen bij de infrastructuur van jouw bedrijf.

Stap 3: Digitalisatie begint

De volgende stap is om de tool daadwerkelijk te gaan gebruiken. Het klinkt eenvoudig, dit is het helaas niet. Er moet worden gezorgd dat iedereen de tool kan gaan gebruiken en ook weet hoe ze de tool goed moeten gebruiken. Deze fase kan chaos veroorzaken. De oude tool werkt niet meer, de nieuwe is nog niet geheel ‘up and running’. Soms kun je dan gaan twijfelen of het kiezen van een nieuwe tool wel een goede beslissing is geweest. NIET DOEN! Het is normaal om je beslissing in twijfel te trekken, maar weet in je achterhoofd waarom je het doet: digitalisering. Daarbij, er is ook geen weg meer terug!

Stap 4: Digitalisering is een feit.

De laatste stap zou het informeren van de medewerkers kunnen zijn. In dit artikel beschouwen wij het als een laatste stap, maar je kunt dit indien gewenst natuurlijk veel eerder communiceren aan jouw medewerkers. De tool werkt pas echt goed wanneer jouw medewerkers hier ook echt gebruik van gaan maken.

Daarbij is het slim om voor medewerkers de WAAROM vraag te kunnen beantwoorden. Waarom is het bedrijf overgestapt naar een nieuwe tool? Sommige werknemers kunnen bang zijn dat de digitale transformatie hen uiteindelijk hun baan zal kosten. Business Wire meldt dat 35% van de millennials die bezorgdheid deelt. Spreek eerlijk met werknemers uit hoe je de toekomst van het bedrijf voor je ziet en welke rol medewerkers in de toekomst zullen spelen.

Bij MKB-bedrijven is meestal de interim CFO degene die samen met een CEO de digitale transformatie aanstuurt. Zo verandert de functie van de CFO tegenwoordig!

Digitalisering is geen trend, het kan voor bedrijven al met kleine stappen zorgen voor enorme kostenbesparingen, tevredenere klanten en verbeterde vooruitzichten. Zoek naar gebieden met gemakkelijke mogelijkheden voor grote verbeteringen en gebruik vervolgens deze tips om die potentiële voordelen te realiseren.

Je wilt digitaliseren? Maar je weet niet waar je moet beginnen? Vul dan onderstaand ons contactformulier in en laten wij samen een keer een kopje koffie gaan drinken!

Contact ons

De Integrator drinkt graag een keer een kop koffie met jou om toe te lichten wat wij voor jouw onderneming kunnen betekenen.

© 2020 De Integrator | Privacy Statement | Website onderhoud Infinity Marketing LinkedIn